El concepto
Supongo que ya conocéis el concepto de KPI Key Process Indicator o Indicador Clave de Proceso. Se trataría del indicador que mejor resume la evolución del proceso, o bien, del indicador sobre el cual estamos seguros de que cuando su evolución es positiva, la evolución de nuestro proceso o negocio es positiva también.
Hay que tener en cuenta que muchas veces los mejores KPI no son los que reflejan el resultado de los procesos, sino que a veces el mejor KPI es un indicador adelantado, que resume el desempeño de procesos previos a la obtención del resultado.
En este post vamos a tratar, sin embargo, de cómo podemos seleccionar un buen indicador que resuma la evolución de los procesos desde el punto de vista del resultado obtenido.
¿Cuál es la principal característica que cumple un indicador de resultado para que sea considerado tan relevante? Hay que tener en cuenta que los ingresos de un determinado negocio vienen determinados por dos factores fundamentales: el volumen y el margen.
Normalmente los indicadores de volumen son fáciles de determinar: número de horas facturados, productos vendidos, clientes, puntos de venta, etc. Seleccionar cual de estos indicadores de volumen son los más relevantes en nuestro negocio suele ser sencillo y bastante evidente.
Un poco más complicado es seleccionar bien el indicador adecuado para el seguimiento del margen. Un indicador relevante para el seguimiento de la evolución del margen, está relacionado con la medida de la productividad. Como vimos en el post anterior, la productividad puede medirse en relación con todos los recursos empleados. Las horas empleadas por el personal, o las horas de máquina, o bien los metros cuadrados de superficie, etc.
Cómo podemos seleccionar un buen indicador
¿Cual de ellos sería un buen KPI para nuestro proceso? Generalmente encontraremos un buen KPI en aquel que ofrezca el valor añadido por unidad del recurso, que en ese momento sea la principal restricción en el proceso de producción del producto o servicio.
Esta conclusión deriva de la aplicación de la Teoría de las Restricciones de Goldratt, en la optimización de procesos, que ya vimos en un post anterior. Si optimizar un proceso implica el mayor aprovechamiento posible del recurso más escaso, es decir, aquel que resulta un cuello de botella para el conjunto del proceso, entonces, la mejor medida del rendimiento del proceso, será el indicador que muestre la evolución de la productividad efectiva de dicho recurso.
Quisiera resaltar que como consecuencia de aplicar la Teoría de las Restricciones para la determinación de los KPI, los indicadores relevantes varían en función de la fase en la que se encuentra nuestro proyecto. Optimizar los procesos implica ampliar la capacidad efectiva de las restricciones principales, por lo que cada vez que se producen estas ampliaciones, la principal restricción cambia también y, por lo tanto, cambiará asimismo el KPI, debiendo adaptarse a la nueva restricción principal.
Si queréis conocer más sobre la Teoría de las Restricciones os recomiendo que leáis La meta de Eli Goldratt.
Y no hace falta que digamos, que si quieres acompañamiento en el diseño de un sistema de indicadores adecuado para impulsar la mejora de la productividad en tu organización, no dudes en contactar con nosotros.
